In jüngster Zeit sahen sich Unternehmen mit einer äusserst unerwarteten Änderung der Arbeitsorganisation konfrontiert – plötzlich ist alles online, und es besteht die Notwendigkeit, einen Weg zu finden, um auch weiterhin aus der Ferne arbeiten zu können. Aber wie?
Der Umstieg auf eine digitale Arbeitsumgebung kann eine grosse Herausforderung darstellen, insbesondere wenn Sie das Team leiten müssen.
Wie können Sie sicherstellen, dass Sie Ihr Team auch in Zeiten der Unsicherheit effizient organisieren? Wie organisieren Sie sich selbst und Ihr Marketingteam am besten?
Nexoya wendet in seinem Marketingteam seit mehr als einem Jahr eine agile Arbeitsmethodik in der Form von Sprints an und hat in dieser Zeit bereits grossartige Ergebnisse und eine höhere Effizienz erzielt.
Dieser Artikel basiert auf dem Webinar, das nexoya kürzlich durchgeführt hat. In dieser Zusammenfassung werden wir Ihnen Tipps geben, wie agile Organisationsmethoden im Marketing eingesetzt werden können, was eine Herausforderung sein könnte und warum diese Organisationsform ideal für die Remote-Arbeit ist. Darüber hinaus teilen wir unsere Erkenntnisse darüber, wie Ihr Marketingteam durch die Einführung dieser Methodik effizienter und besser koordiniert werden kann.
Gesamtes Webinar Video erhalten Sie hier:
Was sind die Formen der agilen Organisation?
Eine agile Organisation ist eine Projektorganisation, die schnell auf unerwartete Veränderungen, Chancen und Ereignisse auf dem Markt oder im Umfeld reagieren kann. Eine solche Organisationsform ermöglicht Schwarmintelligenz, daher erweist sich die Effektivität als überlegen.
Die beliebtesten Methoden agiler Organisationen sind Kanban und Scrum.
Sowohl Scrum als auch Kanban sind iterative Arbeitssysteme, die auf Prozessabläufen basieren und darauf abzielen, Verschwendung zu verringern und die Effektivität zu erhöhen.
Auf diesem Bild können Sie die Hauptunterschiede zwischen diesen beiden Methoden sehen.
Wie Sie sehen können, impliziert Scrum mehr Struktur: Rollen, Tasks sowie die Zyklusdauer sind festgelegt. Ein Zyklus wird in SCRUM als Sprint bezeichnet. In diesem Beispiel dauert ein Sprint zwei Wochen.
Gemäss dem Scrum-Leitfaden sollte die Sprintdauer auf einen Kalendermonat, also vier Wochen, begrenzt werden. Während die minimale Sprintdauer eine Woche ist.
Wie Sie feststellen können, ist Kanban im Gegensatz dazu ein recht flexibles Arbeitssystem. Die Rollen und Aufgaben können leicht verteilt werden. Es ist kein Zeitplan definiert. Darüber hinaus erlaubt die Kanban-Methodik jederzeit Änderungen vorzunehmen.
Die Kanban-Methodik hilft bei der einfachen Visualisierung von Arbeitsabläufen, indem sie den Arbeitsprozess in kleinere Schritte unterteilt. Zum Beispiel kann die einfachste Kanban-Tafel drei Hauptspalten haben:
- Zu erledigen (Aufgaben, die erledigt werden müssen)
- Work in Progress (WIP) (Aufgaben, die bereits in Bearbeitung sind)
- Erledigt (erledigte Aufgaben)
Später können bei Bedarf weitere Spalten hinzugefügt werden (z.B. „Review“, „Ausstehend“ usw.).
Die Implementierung der Kanban-Methodik hilft, den Arbeitsprozess leicht zu verfolgen und Engpässe innerhalb des Systems schneller zu erkennen.
Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf das Scrum-Framework werfen.
Schlüsselelemente der Scrum-Methodik
Die Scrum-Methodik führt drei Hauptelemente ein: Planung, tägliches Scrum (oder Standup) und Retroperspektive.
1. Planung
Hauptziel dieser Etappe ist die Planung des nächsten Sprints (2-4 Wochen).
Die Agenda für Scrum Planning:
- Verfügbarkeit der einzelnen Teammitglieder für den nächsten Sprint (h/Tage pro Person)
- Geschäftsplan
- Backlog / Planung
Backlog ist eine vorbereitete Liste von Aufgaben, die die Mitarbeiter in der „Vorplanung“ gesehen haben (vorbereitet durch den Marketing Manager oder „Produktmanager“).
2. Standup (oder tägliches Scrum)
Standup ist eine 15-minütige Meeting, bei der jeder aus Ihrem Team kurz erzählt, was in den letzten 24 Stunden getan wurde, was der Plan für den heutigen Tag ist und was eventuelle Blockers sind.
Das Standup wird jeden Tag zur gleichen Zeit am gleichen Ort durchgeführt. Die Teilnahme des gesamten Teams ist erforderlich.
Agenda:
- Allgemeine Informationen
- Was gestern getan wurde
- Was heute getan wird:
- Blocker
3. Retrospektive
Dies ist eine sehr wichtige Phase, die nicht übersprungen werden sollte.
Die Hauptziele sind:
- Das im letzten Sprint Erreichte zu feiern
- Die Systemfehler entdecken, Feedback erhalten und optimieren
Das Verfahren ist:
- Offizieller Teil (Updates)
- Anonymer Teil: Feedback einhollen (5 Minuten Zeit geben und dann zusammen durchgehen)
Umwandlung zu einem agilen und remoten Marketing-Team
Hier sind die wichtigsten Tipps, wie Sie die agile Arbeitsmethode implementieren können:
- Eine klaren Struktur vorzeigen
Es ist sehr wichtig, eine klare und spezifische Struktur zu schaffen. Ein Scrum-Framework erfordert starke Managementdisziplin. Es kann auch mit der Unterstützung eines Scrum-Masters durchgeführt werden.
- Organisierte & klare Kommunikation
Es ist wichtig zu klären:
- Wie und wann kommuniziert wird (z.b. Stand-up zu einer festen Zeit und Ort)
- „Wie es getan werden sollte, nicht nur was“. Es ist normal, dass es einige Zeit dauert, bis sich das Team an den neuen Ansatz gewöhnt hat.
- Management nach Ergebnissen
Der Schlüssel zu einer erfolgreichen und effizienten Arbeitsorganisation ist der klare Fokus auf „besser werden“. Das bedeutet regelmässig Analyse und Verbesserung.
- Vertrauen aufbauen
Ohne Zweifel spielt das Management in jeder Organisation eine bedeutende Rolle. Besonders betrifft es remote Teams, wo Face-to-Face (F2F) Sitzungen per Video-Chat wichtiger denn je sind.
Bleiben Sie mit Ihrem Team in Kontakt. Kleine Erfolge zu feiern ist extrem wichtig (neuer Kunde, erledigte Aufgabe, Demos beim Abschluss usw.).
- Teamgeist
Remotes Arbeiten impliziert ein gewisses Mass an Isolation: Die Teammitglieder fühlen sich voneinander „isoliert“. Daher sind informelle Besprechungen oder Chats äusserst wichtig: z.B. ein inoffizieller Chat in Ihrem Arbeitsbereich, ein Koch-Chat oder ein virtuelles Bier/Mittagessen-Meeting.
Es ist wichtig zu verstehen, dass der Transformationsprozess einige Zeit dauern kann und die erwarteten Ergebnisse möglicherweise nicht in ein oder zwei Monaten erreicht werden.
Gewöhnlich werden Sie Anpassungen während drei bis vier Monaten im Prozess vornehmen, um die Methode auf Ihr Team zu zuschneiden.
Vorteile der Implementierung einer agilen Arbeitsmethode
Die agile Arbeitsmethode hat viele Vorteile, unter anderem
- Bereitstellung eines klaren Bildes, Überblick über alle Aufgaben
- Transparente Zuweisung von Aufgaben
- Das Verantwortungsgefühl nimmt zu
- Eigeninitiative steigt
- Höhere Effizienz
- Agile vereinfacht das remote Arbeitenen extrem
Laut dem neuesten Bericht zum Stand des agilen Marketings, erklären 74% der agil arbeitenden Marketingspezialisten eine hohe Arbeitszufriedenheit im Vergleich zu 58% der Marketingspezialisten, die weiterhin traditionell arbeiten.
Nützliche Werkzeuge für agiles Arbeiten
Eine Liste nützlicher Werkzeuge, die Ihnen helfen, Ihre Arbeit effizienter zu organisieren und gleichzeitig agiler zu werden:
- Whereby: für die Organisation von Online-Meetings
- Gitlab, Asana: für Projektmanagement und Scrum-Vorstand
- Slack: für die interne Kommunikation mit Ihren Kollegen
- Funretro: für die lustige Retrospektive
- Miro: online Whiteboard
Erfahren Sie mehr über Agile Arbeitsorganisation im Marketing, indem Sie sich das kostenlose Webinar ansehen (Link im Formular).
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